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被项目交付累得团团转?你可能少了这个项目管理工具| 飞项

2021-11-25 17:09| 发布者: admin| 查看: 108| 评论: 0

摘要: 最近跟一个当项目经理的朋友聊天,听他说起他的工作日常,感觉几乎都被包围在琐碎之中。他每天要了解计划完成情况和工作进展情况,并对工作查缺补漏,还没来得及思考下一步该做什么,又开始面对各种各样的报表和清单,有时 ...

最近跟一个当项目经理的朋友聊天,听他说起他的工作日常,感觉几乎都被包围在琐碎之中。

他每天要了解计划完成情况和工作进展情况,并对工作查缺补漏,还没来得及思考下一步该做什么,又开始面对各种各样的报表和清单,有时候为了找各项资料与文件就花了很多时间;此外,还要面对各类会议,与客户探讨各种需求,与甲方周旋……

不仅如此,他手上还有多个项目需要同时运行,熬夜加班、连轴转已经变成工作常态,让他感到枯燥又痛苦。

不得不说,这是很多项目经理正在面对的困境。说是管理项目,反而被各种项目“牵着鼻子走”,缺少正确的方法和技能,搞得心力交瘁还叫付不了项目。

今天笔者就结合自己的职场经验,梳理了一下做好项目管理的需要的一些方法和能力,希望可以对各位项目经理有帮助。

1、提高适应能力

在项目中发生变动是常有的事,所以,灵活性和适应能力是作为一个项目经理来说十分刚需的技能。特别是面对复杂的项目,如果缺少灵活性和适应性,很容易让项目失控,甚至失去客户。学会接受项目利益相关者、用户以及客户的小变化是解决问题的关键所在。

2、加强沟通与协作

项目涉及范围广,人数多,工作较为琐碎,这要求项目经理也需要具备沟通与合作能力。

项目的完成不能只靠项目经理的单打独斗,而是需要项目经理与项目团队成员达成一致目标,协调好各方的利益,才能使项目组成员全身心投入项目,避免产生合作问题阻碍项目进行。

3、提高需求理解与分析能力

项目经理在接手项目之后,需要对目标进行分解,对需求进行优先级判断,进而对需求的安排做到最优。因此,具备良好的理解和分析能力,项目经理才可以更好地在产品、开发、测试之间承担起沟通和协作的桥梁。

4、找到合适的工具

项目管理工作庞杂繁复,如果单纯靠项目经理来把控,很难在预期时间内较好地完成相应工作。选择合适的工具才能有效把控项目计划、管理项目成员、及时做出反应,有条不紊地推进项目进度。经过多方探究与体验,我发现了一款实用的项目管理工具—「飞项」,基本可以满足项目团队的管理需求。

4.1、项目快速派发,日程实时提醒

飞项支持创建多个可设定带有时间、提醒、背景描述的事项,不仅可以为自己创建待办,也可以通过微信好友、飞项协作人等为他人派发事项。

在项目需要时,项目经理可以直接给指定成员派发任务。当成员接受之后,事项就会自动进入他们的日程之中,让整个团队通过飞项日程进行事项协作和项目管理。

同时,不管是项目的进展还是每日日报都能够及时通过应用端通知和公众号接收到,大大避免了遗漏任务的情况发生。如此一来,项目经理不需要实时询问团队成员,也能及时收到项目进展通知。

4.2、项目逐级分解,职责清晰明确

在做好项目的过程中,对项目目标进行有效拆解,能够帮助项目更加平稳地推进。

飞项支持对事项进行三级拆解,当项目经理定好总目标后,可以利用其「子事项」功能,将复杂的目标任务逐级拆解,每个任务都可进一步设置节点和截止日期。并根据各任务需要派发给各部门负责人,再由各负责人派发给相应的团队成员跟进、负责,快速组织起专一的项目团队。

项目经理可以通过【脉络图】功能,直观地看到各环节的进度,各级项目成员也能快速了解全局,明确自身定位及工作安排。

4.3、项目协作沟通,高效传递信息

项目中的目标大部分都无法脱离协作单独完成。在飞项上,无论是主事项,还是拆解出来的子事项,都有一个单独的IM(即时通讯)环境,无需通过其他软件新建群聊,项目成员就能在此进行主动的进度汇报、想法交流等,有效推进各任务的发展。

在沟通过程中,对于重要信息可以直接划重点,并有专区可直接查看,保证信息准确传达。同时还有发起会议、创建待办和发布公告等小工具,大大节省了沟通效率。

当然,项目管理的是个很大的学科,要做好项目经理的方法肯定也不止这些,以上只是我个人的浅见。但市场在变,遇到的每个项目的情况也不尽相同,更重要的是能找到适合自己团队的方法和工具,相信在成为优秀的项目经理的路上,有了「飞项」的帮助,一定可以使项目管理更加事半功倍。


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